Tipps und Tricks für den Forschungsauftrag

 Ein schlechtes Briefing ist bestenfalls ein Zeitverlust für Sie und Ihr Team. Im schlimmsten Fall werden die Ergebnisse Ihre Ziele nicht erreichen und Sie Zeit und Geld kosten.

Wir haben im Laufe der Jahre schon viele Forschungsaufträge gesehen. Einige davon waren gut durchdacht und klar, so dass wir einen detaillierten Vorschlag ausarbeiten und ein effektives Projekt mit entsprechenden Ergebnissen liefern konnten. Andere wiederum waren nicht so gut, weil es ihnen an Klarheit und Details mangelte.

Auf der Grundlage dieser Erfahrung haben wir einen Leitfaden für das Verfassen eines effektiven Forschungsauftrags zusammengestellt, der Ihnen helfen soll, Ihr nächstes Projekt erfolgreich durchzuführen.

1. Vorbereitung ist der Schlüssel

Wie bei jedem Projekt ist es wichtig, dass Sie sich vor Beginn Gedanken darüber machen, was Sie erreichen wollen und müssen. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

• Warum führen Sie die Untersuchung durch? Was genau wollen Sie verstehen?
• Wen wollen Sie besser verstehen? Mit wem müssen Sie sprechen, um Ihre Forschungsfragen zu beantworten?
• Wer sind Ihre internen Stakeholder? Haben Sie den Projektbedarf mit den Personen in Ihrer Organisation besprochen, die die Ergebnisse nutzen werden oder die in die Forschung investiert sind?
• Wie sollen die Ergebnisse verwendet werden?
• Wann benötigen Sie die Ergebnisse?
• Haben Sie ein Budget mit Ihrem Beschaffungsteam oder der zuständigen Person in Ihrer Organisation vereinbart?

2. Seien Sie sich über Ihre Ziele im Klaren

Dies ist einer der wichtigsten Teile Ihrer Aufgabenstellung, um dem Leser zu vermitteln, was Sie mit dem Projekt erreichen wollen, und um sicherzustellen, dass Sie Ergebnisse erhalten, die Ihren Vorstellungen entsprechen.

Projekte sollten etwa drei oder vier übergreifende Ziele haben, die darlegen, was das Projekt letztendlich erreichen will.

Dies könnten zum Beispiel sein:

• Bewertung der Auswirkungen von......
• Untersuchen Sie die Ansichten von.....
• Evaluierung der Wirksamkeit von....

Zusätzlich zu den Projektzielen sollten Sie auch die Schlüsselfragen angeben, die Sie mit der Forschung beantworten wollen. Diese sollten Sie dabei unterstützen, die Ziele der Forschung zu erreichen.

Wenn das Projektziel zum Beispiel darin besteht, die Auswirkungen einer Intervention zu bewerten, könnten Ihre Forschungsfragen folgende sein:

• An wen richtete sich die Intervention?
• Was hat das Projekt bewirkt?
• Welche Elemente waren erfolgreich, und warum?
• Was waren die wichtigsten Förderer und Hindernisse?

3. Denken Sie an Ihr Publikum

Forschungsinstitute oder Organisationen, die auf Ihre Anfrage reagieren, wissen möglicherweise nichts über Ihr Unternehmen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Auftrag genügend Hintergrundinformationen enthält, damit sie Ihre Bedürfnisse verstehen und effektiv arbeiten können. Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon oder Akronymen, die zu Fehlern oder Verwirrung führen könnten.

4. Strukturieren Sie Ihren Forschungsauftrag
Bevor Sie mit dem Ausfüllen Ihres Briefs beginnen, sollten Sie sich alle Informationen und Abschnitte überlegen, die Sie aufnehmen müssen, um Ihre Überlegungen zu strukturieren und sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges übersehen.

Dazu können einige oder alle der folgenden Punkte gehören:

• Hintergrundinformationen
• Einleitung
• Ziele und Absichten
• Forschungsfrage(n)
• Probleme/Risiken
• Methodik
• Zeitplan und Ergebnisse
• Personalausstattung
• Projektleitung
• Kostenrechnung

5. Gründlich, aber kurz und bündig
Es ist zwar wichtig, dass alle relevanten Informationen enthalten sind, damit die Bieter effektiv antworten können, aber niemand möchte Unmengen von Informationen lesen. Um zu vermeiden, dass die wichtigsten Informationen in den Details untergehen, sollten Sie Anhänge verwenden, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen, die nützlich sein könnten.

6. Überlegen Sie, wie stark Sie die Methodik vorschreiben wollen
Das Ausmaß, in dem Sie die Methodik spezifizieren wollen, hängt von dem Projekt ab, das Sie durchführen wollen. Es hat sowohl Vorteile als auch Risiken, zu viele Vorschriften zu machen oder freie Hand zu lassen. Wenn Sie genau vorschreiben, wie die Forschung durchgeführt werden soll, behindern Sie originelle Ideen der Bewerber und schränken möglicherweise die Auswirkungen auf die Forschung ein. Sind Sie dagegen weniger präskriptiv und lassen Raum für Kreativität, riskieren Sie, dass Sie nicht das gewünschte Projekt oder die gewünschten Ergebnisse erhalten oder dass Sie Vorschläge in einem Umfang erhalten, den Sie nicht finanzieren können.

Im Allgemeinen ist es sinnvoll, denjenigen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, einen gewissen Spielraum bei der Entwicklung der von ihnen vorgeschlagenen Methodik zu lassen. Ausnahmen können sein, wenn frühere Arbeiten sehr genau nachgeahmt werden müssen oder den Beteiligten eine andere sehr genaue Verpflichtung hinsichtlich der Art der Ergebnisse gegeben wurde.

7. Legen Sie Ihren Zeitplan fest
Als Minimum müssen Sie angeben, wann das Projekt beginnen und enden soll. Sie sollten aber auch den Zeitplan für die Beschaffung angeben. Unterschätzen Sie bei der Planung nicht den Zeit- und Ressourcenaufwand, der für die Durchführung einer Beschaffungsmaßnahme erforderlich ist. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Bewerter verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen, und dass sie genügend Zeit in ihrem Terminkalender eingeplant haben.

Sie werden wahrscheinlich auch Meilensteine für die Lieferung der Ergebnisse einplanen wollen, z. B. Fristen für einen Berichtsentwurf (mit der Möglichkeit zur Überprüfung und Rückmeldung) und den Abschlussbericht; planen Sie zwischen den beiden Terminen genügend Zeit ein, damit Ihre Interessengruppen sich beraten können, Sie Rückmeldung geben können und der Auftragnehmer den Bericht überarbeiten kann.

8. Legen Sie Kostenerwartungen fest
Sie werden höchstwahrscheinlich ein begrenztes Budget haben, mit einer Zahl, die Sie bereit sind auszugeben. Um Ihnen und Ihren Bietern Zeit zu ersparen und realistische Erwartungen festzulegen, sollten Sie in Ihrem Auftrag eine Angabe machen. So vermeiden Sie, dass Sie Angebote erhalten, die weit über dem Budget liegen, und ermöglichen es den Bietern, ein Projekt zu planen, das das Budget einhält (oder zumindest annähernd einhält), und verhindern böse Überraschungen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, einen effektiven Forschungsauftrag zu erstellen, der den Zeit- und Kostenrahmen einhält.

Wenn Sie weitere Anleitungen wünschen, laden Sie unseren "Schritt-für-Schritt"-Leitfaden herunter, der eine Vorlage und Informationen darüber enthält, was in den einzelnen Abschnitten enthalten sein sollte, um den Erfolg zu gewährleisten.