5 Tipps zur Umsetzung der Automatisierung

Das Konzept der Automatisierung von Arbeit ist nicht neu, aber der Aufstieg neuer Werkzeuge für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) hat die organisatorische Landschaft für Wissensarbeiter grundlegend verändert. Und trotz der Kontroversen, die die Automatisierung in Bezug auf die Arbeitsplatzsicherheit ausgelöst hat, wird sie im Laufe der Zeit ein immer größerer Teil des täglichen Arbeitslebens werden.

"Die Automatisierung läuft schon seit Jahrzehnten, wenn nicht sogar länger. Wenn man sich die Bankensysteme anschaut, sind wahrscheinlich 80 Prozent von dem, was sie tun, in Backend-Systemen automatisiert", sagte Forrester-Analyst Craig Le Clair. "Aber heute besteht einfach ein viel größerer Druck, das Geschäft zu digitalisieren und in Daten umzuwandeln, um mit der digitalen Entwicklung der Kunden Schritt zu halten."

Die vollständige Nutzung der Automatisierung ist ein vielschichtiger Prozess, der mit der richtigen Planung und Organisation angegangen werden sollte. Im Folgenden finden Sie fünf Best Practices für den Einstieg in die Automatisierung in Ihrem Unternehmen.

1. Legen Sie Ihre Ziele fest

Wie bei jedem neuen Geschäftsvorhaben muss auch bei einer erfolgreichen Automatisierungsimplementierung das Unternehmen zunächst entscheiden, was es mit der Technologie erreichen will und wie es den Erfolg messen will. Wenn man den Prozess nicht mit diesem Gespräch beginnt, so Gartner-Analyst Rob Dunie, könnten IT und Unternehmen unterschiedliche Vorstellungen darüber entwickeln, wie die Automatisierung aussehen soll.

Das Gespräch sollte eine Diskussion über die verschiedenen Aspekte der Automatisierung beinhalten, z. B. Prozesse, Entscheidungen und Analytik. Dunie schlägt vor, eine umfassende Vision darüber zu entwickeln, wie der künftige Zustand des Unternehmens aussehen soll, sobald die Automatisierung eingeführt ist.

"Dadurch können Sie sich darauf konzentrieren, welche Arten von Technologien und welche Arten von Methoden Sie einsetzen wollen, um dieses Ergebnis zu erreichen", sagt er.

Um den Planungsprozess zu vereinfachen, sollten Sie zunächst herausfinden, was Sie verbessern wollen, sei es die Arbeitseffizienz, die Wiederholbarkeit einer Aufgabe oder eines Prozesses oder einfach die Konsistenz insgesamt. Das wird Ihnen helfen, die nächsten Schritte zu bestimmen.

2. Wählen Sie Ihre Methoden
Sobald Sie Ihre Ziele für die Automatisierung festgelegt haben, müssen Sie entscheiden, welche Aspekte des Unternehmens Sie automatisieren wollen und wie Sie diese automatisieren wollen. Um festzustellen, was automatisiert werden muss, erstellen viele Unternehmen laut Le Clair von Forrester eine einfache zwei-mal-zwei-Matrix und bilden die Prozesse darin ab.

Die eine Achse stellt in der Regel dar, wie der Prozess das Kundenerlebnis verändert, während die andere Achse angibt, wie praktisch die Technologie zu implementieren ist und wie bereit das Unternehmen für die damit einhergehenden Veränderungen ist. Sie können die Achsen jedoch durch die Komponenten ersetzen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Bei der Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, ist eines der wichtigsten Konzepte, die zu klären sind, wie sich die Veränderungen, die durch die Automatisierung eines bestimmten Teils Ihres Geschäfts entstehen, auf die Kunden auswirken werden.

"Um einen differenzierten Wert aus Ihren Initiativen zur digitalen Transformation zu schaffen, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie das Kundenerlebnis neu erfinden können." so Dunie.

Die Methoden, mit denen Sie arbeiten, werden wahrscheinlich eine Rolle dabei spielen, welche Tools Sie letztendlich verwenden. Dunie empfiehlt, eine schlanke Strategie zu verfolgen, die das Umschwenken und Experimentieren mit verschiedenen Tools und Techniken erleichtern kann. Außerdem hat Le Clair festgestellt, dass viele Unternehmen BPM-Kompetenzzentren eingerichtet haben, die beim Aufbau von Kompetenz und Governance für die Automatisierung helfen können.

3. Bauen Sie Ihr Team auf

Eine weitere wichtige Überlegung bei Ihrer Automatisierungsinitiative sind die Menschen, die dahinter stehen. Das bedeutet zunächst einmal, dass Sie herausfinden müssen, wie viel von Ihrem Projekt intern abgewickelt werden soll und wie viel von einem Dritten. Dunie zufolge sind viele Unternehmen nicht in der Lage, ihre Prozesse zu ändern und die Automatisierung selbst zu implementieren, da der Reifegrad der Prozesse relativ niedrig ist.

"Vor allem in der Anfangsphase, wenn es um die Planung von Initiativen zur digitalen Transformation geht, ist es sehr sinnvoll, einen externen Berater oder professionelle Dienstleistungen hinzuzuziehen", so Dunie.

Dunie sagte, dass ein externes Unternehmen Ihnen helfen kann, Ihre Automatisierungsarchitektur zu durchdenken, den Wandel besser zu managen und auch die Zustimmung der Stakeholder zu erhalten. Wenn Sie die Automatisierung jedoch intern durchführen, muss das Unternehmen die Führung übernehmen.

"Die digitale Transformation kann keine IT-geführte Initiative sein, denn sie wirkt sich wirklich auf den Kern der Arbeitsweise des Unternehmens aus", so Dunie.

4. Kommunizieren Sie Ihre Vision

Bei der Ausarbeitung eines Fahrplans für die Automatisierung müssen sich die Unternehmensleiter über die langfristigen Auswirkungen auf die Mitarbeiter im Klaren sein. Die Technologie kann jetzt mehr denkende Aufgaben automatisieren, sagte Dunie, und das wird sich auf die Belegschaft auswirken.

"Sie müssen sich darüber im Klaren sein, in welche Richtung sich diese Mitarbeiter langfristig entwickeln werden", so Dunie. "Werden Sie sie zu anderen hochwertigen oder sichtbaren Arbeiten versetzen, weil Sie die banaleren, wiederholbaren Aufgaben loswerden?"

SEE: Hilfe gesucht: Wie Automatisierung den Mangel an Sicherheitskräften beheben kann (TechRepublic)

Nach einer Befragung von Hunderten von Unternehmen stellte Le Clair fest, dass die menschlichen Aspekte im Vergleich zur Technologie weniger verstanden werden". Le Clair merkte jedoch an, dass die Einstellung der Mitarbeiter zur Automatisierung berücksichtigt werden muss, da eine schlechte Einstellung zu einer schlechten Leistung führen kann.

"Die Einstellung wird sehr stark von der Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes und der Angst, durch fortschrittliche Technologie in ihrer Rolle an den Rand gedrängt zu werden, beeinflusst", so Le Clair.

5. Achten Sie auf rote Flaggen

Bei der Einführung der Automatisierung gibt es einige Warnsignale, die Sie dazu veranlassen sollten, Ihren Ansatz neu zu bewerten. Wenn Sie keinen klaren Grund haben, warum Sie bestimmte Prozesse automatisieren, und Sie die möglichen Auswirkungen nicht verstehen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten, so Dunie.

"Es ist wichtig, dass sich IT-Leiter darüber im Klaren sind, welche Art von Automatisierung sie einführen wollen und ob sich die Einführung dieser Art von Tools lohnt", so Dunie. "Heutzutage gibt es einen großen Hype um maschinelles Lernen und KI, aber nicht jede Art von Entscheidung ist für diese Art von Tool geeignet oder angemessen."

Ein weiteres wichtiges Warnsignal ist laut Le Clair die Frage, ob Sie über genügend Kundenanalysen (oder die richtige Art von Kundenanalysen) verfügen oder nicht. Wenn Sie die Auswirkungen auf Ihre Kunden falsch einschätzen, könnte dies nicht nur Ihrer Automatisierungsinitiative, sondern Ihrem gesamten Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen.