5 tipp az automatizálás bevezetéséhez

A munka automatizálásának koncepciója nem újdonság, de az üzleti folyamatok automatizálására szolgáló új eszközök (BPA) megjelenése alapvetően megváltoztatta a tudásalapú munkavállalók szervezeti környezetét. És annak ellenére, hogy az automatizálás a munkahelyek biztonsága körül vitákat váltott ki, az idő előrehaladtával egyre inkább a mindennapi munkavégzés részévé fog válni.

Az automatizálás teljes körű kihasználása sokrétű folyamatot igényel, amelyet megfelelő tervezéssel és szervezéssel kell megközelíteni. Az alábbiakban öt gyakorlatot mutatunk be, amikor a szervezet elindul az automatizálás útján.

1. Határozza meg céljait

Mint minden új üzleti vállalkozás esetében, a sikeres automatizálási bevezetésnek is azzal kell kezdődnie, hogy a vállalat eldönti, mit akar elérni a technológiával, és hogyan fogja mérni a sikert. Ha nem ezzel a beszélgetéssel kezdi a folyamatot, az IT és az üzlet eltérő elképzeléseket alakíthat ki arról, hogy az automatizálás hogyan fog kinézni.

A beszélgetésnek ki kell terjednie az automatizálás különböző aspektusaira, például a folyamatokra, a döntésekre és az analitikáról szóló megbeszélésre. Azt javasoljuk, hogy próbáljon meg egy átfogó vízióra jutni arról, hogy az automatizálás bevezetése után hogyan néz ki a vállalat jövőbeli állapota.

Ez lehetővé teszi, hogy arra összpontosítson, hogy milyen típusú technológiákat és milyen típusú módszereket szeretne alkalmazni az eredmény elérése érdekében.

A tervezési folyamat egyszerűsítése érdekében először is próbálja meg kitalálni, hogy mit szeretne növelni, legyen szó a munka hatékonyságáról, egy feladat vagy folyamat megismételhetőségéről, vagy csak a következetességről. Ez segít meghatározni a következő lépéseket.

2. Válassza ki módszereit

Miután meghatározta az automatizálás céljait, ki kell választania, hogy az üzlet mely aspektusait és azokat hogyan kívánja automatizálni. Annak meghatározásához, hogy mit kell automatizálni, szerintünk sok vállalat épít egy egyszerű kettő-kettő mátrixot, és abban térképezi fel a folyamatokat.

Az egyik tengely általában azt mutatja, hogy a folyamat hogyan alakítja át az ügyfélélményt, míg a másik tengely azt, hogy mennyire praktikus a technológia bevezetése, és mennyire áll készen a szervezet a vele járó változásra. A tengelyeket azonban bármilyen, a szervezet számára legfontosabb komponenssel helyettesítheti.

Az automatizálandó folyamatok kiválasztásakor az egyik legfontosabb tisztázandó fogalom az, hogy az üzletmenet egy adott részének automatizálásával járó változások hogyan hatnak majd az ügyfelekre.  

Annak érdekében, hogy a digitális átalakítási kezdeményezésekből differenciált értéket teremtsen, el kell gondolkodnia azon, hogy 'Hogyan találhatom fel újra az ügyfélélményt?'.

Az Ön által alkalmazott módszerek valószínűleg szerepet játszanak majd abban, hogy milyen eszközöket fog végül használni. A lean stratégia elfogadását ajánljuk, ami megkönnyítheti a pivotálást és a különböző eszközökkel és technikákkal való kísérletezést.

3. Építse fel csapatát

Az automatizálási kezdeményezés másik fontos szempontja a mögötte álló embereknek kell lenniük. Kezdetben ez azt jelenti, hogy ki kell találni, hogy a projekt mekkora részét fogják házon belül kezelni, és mekkora részét fogja egy harmadik fél. Szerintünk sok szervezet nem képes saját maga megváltoztatni a folyamatait és bevezetni az automatizálást, mivel a folyamatok érettségi foka viszonylag alacsony.

Különösen a digitális átalakítási kezdeményezések tervezésének korai szakaszában van értelme külső tanácsadót vagy professzionális szolgáltatásokat igénybe venni.

Egy külső cég segíthet átgondolni az automatizálási architektúrát, jobban kezelni a változásokat, és segíthet az érdekeltek támogatását is megszerezni. Ha azonban házon belülre hozza a rendszert, akkor azt az üzletágnak kell vezetnie.

A digitális átalakulás nem lehet IT-vezetésű kezdeményezés, mert valóban hatással van az üzleti működés lényegére.

4. Kommunikálja a jövőképét

Az automatizálás ütemtervének kialakításakor az üzleti vezetőknek tisztában kell lenniük az automatizálás hosszú távú hatásaival az alkalmazottakra nézve. A technológia ma már több gondolkodáson alapuló feladatot automatizálhat, és ez hatással lesz a munkaerőre.

Nagyon világosan meg kell határozni, hogy mi az a hosszú távú irány, amelyet ezek az alkalmazottak követni fognak.

Több száz vállalat felmérése után úgy találtuk, hogy az emberi szempontokat valójában kevésbé értik, mint a technológiát, azonban figyelembe kell venni az alkalmazottak automatizálással kapcsolatos hozzáállását, mivel a rossz hozzáállás rossz teljesítményhez vezethet.

A hozzáállást nagyban befolyásolja a munkahelyük elvesztésétől való félelem, és az a félelem, hogy a fejlett technológia háttérbe szorítja őket.

5. Tartson a red flag-ektől

Az automatizálás bevezetésekor érdemes tisztában lenni néhány olyan red flag-el, amelyek miatt újra kell értékelni a megközelítést. Ha nincs világos oka annak, hogy miért automatizál bizonyos folyamatokat, és nem érti a lehetséges hatásokat, akkor vissza kell lépnie egy lépcsőfokot.

Fontos, hogy az IT-vezetők tisztában legyenek azzal, hogy milyen típusú automatizálást szeretnének bevezetni, és hogy az ilyen típusú eszközök bevezetése megfelelő megtérüléssel jár-e. Manapság nagy a felhajtás a gépi tanulás és az AI körül, de nem minden típusú döntés alkalmas, vagy megfelelő az ilyen típusú eszközökhöz.

Egy másik red flag lehet, hogy van-e elég ügyfélelemzés (vagy megfelelő fajta ügyfélelemzés). Az ügyfélhatások félreértése nemcsak az automatizálás kezdeményezésének, hanem az egész vállalkozásának is komoly károkat okozhat.