Tippek és trükkök a jó kutatási összefoglalóhoz

 A legjobb esetben is csak az Ön és csapata idejét rabolja el egy gyenge brief. A legrosszabb esetben az eredmények nem felelnek meg a célkitűzéseknek, ami időbe és pénzbe kerül.

Az évek során rengeteg kutatási briefet láttunk már. Ezek közül néhány jól átgondolt és világos volt, ami segített nekünk egy részletes ajánlat elkészítésében, valamint egy hatékony projekt és az azt követő eredmények elérésében, de akadtak olyanok is amik nem voltak jók, van nem voltak egyértelműek, részletesek.

Ezt a tapasztalatot felhasználva összeállítottunk egy "hogyan kell" útmutatót a hatékony kutatási megbízás megírásához, hogy segítsünk Önnek a következő projektje sikerének biztosításában.

1. A felkészülés a kulcs

Mint minden projekt esetében, mielőtt belekezdene, elengedhetetlen, hogy átgondolja, mit szeretne és mit kell megvalósítania. Íme néhány dolog, amit figyelembe kell vennie:

• Miért végzi a kutatást? Pontosan mit szeretne megérteni?
• Kit szeretne jobban megérteni? Kiket kell megszólaltatnia, hogy megválaszolja a kutatási kérdéseit?
• Kik a belső érdekelt felek? Megvitatta-e a projekt szükségleteit azokkal az emberekkel a szervezetében, akik felhasználják majd az eredményeket, vagy akik befektetnek a kutatásba?
• Hogyan fogják felhasználni az eredményeket?
• Mikor van szüksége az eredményekre?
• Megállapodott-e a költségvetésről a beszerzési csoportjával vagy a szervezet illetékes személyével?

2. Tisztázza a célkitűzéseit

Ez a brief egyik legfontosabb része, hogy az olvasó számára közvetítse, mit vár a projekttől, és biztosítsa, hogy olyan eredményeket érjen el, amelyek megfelelnek a célnak.

A projekteknek körülbelül három vagy négy átfogó célt kell kitűzniük, amelyek meghatározzák, hogy a projekt végső soron mit akar elérni.

Ezek lehetnek például a következők:

• A...... hatásának felmérése.
• Vizsgálja meg a..... véleményét
• A.... hatékonyságának értékelése

A projektcélok mellett azokat a kulcsfontosságú kérdéseket is fel kell tüntetnie, amelyekre a kutatással választ szeretne kapni. Ezeknek támogatniuk kell a kutatás céljainak elérését.

Például, ha a projekt célja egy beavatkozás hatásának értékelése, a kutatási kérdések a következők lehetnek:

• Kiket célzott meg a beavatkozás?
• Mit eredményezett a projekt?
• Milyen elemek voltak sikeresek, és miért?
• Melyek voltak a fő elősegítő tényezők és akadályok?

3. Ne feledkezzen meg a közönségéről

A kutatási ügynökségek vagy szervezetek, amelyek az Ön megbízására válaszolnak, nem biztos, hogy bármit is tudnak az Ön vállalkozásáról. Ezért győződjön meg róla, hogy elegendő háttérinformációt tartalmaz a briefben ahhoz, hogy megértsék az Ön igényeit, és hatékonyan tudjanak teljesíteni. Kerülje a szakzsargon vagy a rövidítések használatát, amelyek hibákhoz vagy zavarhoz vezethetnek.

4. A kutatási feladat felépítése

Mielőtt elkezdené kitölteni a briefet, érdemes átgondolni az összes információt és részt, amelyet be kell építenie, hogy strukturálja a gondolkodását, és biztosítsa, hogy semmi fontosat nem hagy ki.

Ez magába foglalhatja a következők egy részét vagy mindegyikét:

• Háttérinformációk
• Bevezetés
• Célok és célkitűzések
• Kutatási kérdés(ek)
• Problémák / kockázatok
• Módszertan
• Időzítés és eredmények
• Személyi állomány
• Projektmenedzsment
• Költségszámítás

5. Legyen alapos, mégis tömör

Bár alapvető fontosságú, hogy minden lényeges információt tartalmazzon, hogy az ajánlattevők hatékonyan tudjanak válaszolni, senki sem akar rengeteg információt elolvasni. Annak érdekében, hogy a legfontosabb információk ne vesszenek el a részletekben, használjon mellékleteket a hasznos kiegészítő információk hozzáadására.

6. Fontolja meg, hogy mennyire akarja előírni a módszertant.

Az, hogy milyen mértékben kívánja meghatározni a módszertant, attól függ, hogy milyen projektet kíván megvalósítani. A túlságosan előíró vagy szabad kezet nyújtó módszertan alkalmazásának vannak előnyei és kockázatai is. Ha pontosan és részletesen felvázolja, hogyan kívánja a kutatás elvégzését, akkor akadályozza a pályázatra felkértek eredeti ötleteit, és korlátozhatja a kutatás hatását. Ha viszont kevésbé előíró jellegű, és teret enged a kreativitásnak, akkor azt kockáztatja, hogy nem kapja meg a kívánt projektet vagy eredményeket, vagy olyan mértékű ajánlatokat kap, amelyekhez nem tud forrást biztosítani.

Általánosságban hasznos, ha a pályázatra felkérteknek bizonyos mozgásteret biztosítunk az általuk javasolt módszertan kidolgozására. Kivételt képezhetnek azok az esetek, amikor a korábbi munkát nagyon pontosan meg kell ismételni, vagy az érdekeltek más, az eredmények jellegére vonatkozó nagyon pontos kötelezettségvállalást kaptak.

7. Határozza meg az ütemtervet

Legalább azt meg kell határoznia, hogy mikor szeretné, hogy a projekt elkezdődjön és befejeződjön. De a beszerzés ütemtervét is tartalmaznia kell. Ennek megtervezésekor ne becsülje alá a beszerzés lefolytatásához szükséges időt és erőforrást. Győződjön meg arról, hogy az értékelők rendelkezésre állnak, amikor szükség van rájuk, és elegendő időt tudnak beosztani a naptárukba.

Valószínűleg mérföldköveket is be kell iktatnia, hogy mikorra várja el a kimenetek teljesítését, például a jelentéstervezetet (amely lehetőséget ad a felülvizsgálatra és a visszajelzésre) és a végleges jelentés elkészítésének határidejét; a kettő között elegendő időt kell hagynia, hogy az érdekeltek konzultálhassanak, Ön visszajelezhessen, a vállalkozó pedig átdolgozhassa a jelentést.

8. A költségekkel kapcsolatos elvárások meghatározása

Valószínűleg lesznek költségvetési korlátok, és van egy számadat, amit hajlandó elkölteni. Hogy időt takarítson meg magának és az ajánlattevőknek, és reális elvárásokat határozzon meg, a megbízáson belül jelezze ezt. Ezáltal elkerülheti, hogy olyan ajánlatokat kapjon, amelyek messze eltérnek a céltól; az ajánlattevők olyan projektet tervezhetnek, amely a költségvetésen belül (vagy legalábbis ahhoz közel) teljesül; és megelőzheti a későbbi kellemetlen meglepetéseket.

Ha ezeket a tippeket követi, jó úton haladhat a hatékony kutatási brief elkészítése felé, amely időben és a költségvetésen belül teljesít.