KPI-k és mutatók - a dashborad, amely segít az üzleti növekedésben

Mi is az a KPI műszerfal?

A KPI műszerfal a döntéshozók számára a célok eléréséhez szükséges legfontosabb információk egyszerű vizuális megjelenítése. Amikor autót vezet, egyetlen pillantás a műszerfalon lévő műszerekre, tárcsákra és mérőműszerekre mindent elárul arról, hogy időben és épségben eléri-e a célállomást; azonnal meg tudja állapítani, hogy van-e elég üzemanyag, milyen gyorsan halad, és hogy a motor jól bírja-e a vezetést. Az autók figyelmeztető lámpákkal is rendelkeznek, amelyek villognak vagy pirosra váltanak, ha az autója bajban van vagy szervizelésre szorul. Egy teljesítmény-műszerfalnak ugyanezt kell tennie az Ön vállalkozásában is.

A KPI-műszerfalakat a legjobb operatív és stratégiai szempontból vizsgálni. Az operatív műszerfal lehetővé teszi, hogy ellenőrizze vállalkozása napi folyamatait és kimeneteit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden zökkenőmentesen működik. Olyan információkat nyújt, amelyek lehetővé teszik, hogy a problémákat még azelőtt orvosolja, mielőtt azok problémává válnának és befolyásolnák a teljesítményt. Ilyen lehet például egy telefonközpont KPI műszerfala, amely megmutatja a hívások számát, a várakozási idő átlagos hosszát stb. A stratégiai műszerfal viszont a jövőbe tekint, és igyekszik azonosítani azokat az akadályokat és kihívásokat, amelyekkel a stratégiai célok elérése felé vezető úton szembesülhet, mint például a nyereség előrejelzése, a piaci részesedés növekedése stb. Mindkét típus fontos az üzleti siker szempontjából.

Egy jó teljesítménymutató műszerfal gyors hozzáférést biztosít a döntéshozók számára a vállalkozás kritikus mutatóihoz, vagy eszközeihez, és segít eldönteni, hogy jó úton járnak-e vagy sem. Sajnos néhány KPI-műszerfalon a stílus a hasznosság fölé kerekedik, vagy annyira tele van részletekkel, hogy lehetetlen megfejteni a fontos információkat. Egy jó teljesítménymutató műszerfal megtervezése alapos átgondolást igényel.  

Hogyan tervezzünk KPI műszerfalat  

A frenetikus vállalati környezetben a vezetőket és a döntéshozókat naponta információkkal bombázzák, ezért rendkívül hasznos eszköz a kulcsfontosságú teljesítménymutatók műszerfala, amely egy helyre csoportosítja a küldetés szempontjából kritikus adatokat. A felhasználóknak egy pillantásra pontosan tudniuk kell, hogy hol tartanak és mit kell tenniük. Íme öt tipp egy olyan műszerfal kialakításához, amely beváltja ezt az ígéretet:  

1. Tartsa a műszerfalat egyetlen képernyőre vagy oldalra korlátozva. A KPI-műszerfal lényege, hogy gyors és tömör áttekintést kapjon az üzletről és a potenciális red flag-ekről. Ez egy pillanatfelvétel, ezért ne tartalmazzon túlzott részleteket. Ha fél napba telik, mire átnézi a műszerfalát, akkor az nem műszerfal!  

2. Csak a legkritikusabb, a működési és stratégiai célok eléréséhez szükséges, lényegretörő KPI-ket tartalmazza. Ha egyetlen képernyőre vagy oldalra kényszeríti magát, az segít ebben, mivel így valóban a felhasználónak szükséges legfontosabb információkra koncentrálhat.

3. Válassza ki a műszerfal megjelenítésének megfelelő és hozzáférhető módját. Ha például szoftvert használ, győződjön meg arról, hogy mindenki, akinek szüksége van a műszerfalra, hozzáfér a szoftverhez.  

4. A műszerfalat tegye könnyen áttekinthetővé, navigálhatóvá és érthetővé. Ne zsúfoljon minél több információt egy oldalra, és az adatokat esztétikusan és logikusan rendezze el.  

5. Koncentráljon az információ átadására és megértésére. Kerülje a túlzott dizájnt, és ne vezessen be értelmetlen változatosságot csak azért, hogy a műszerfal izgalmasabbnak tűnjön. Hasonlóképpen, ne tartalmazzon díszítést vagy túlzott színhasználatot se.

KPI műszerfal szoftver használata

Manapság számos szoftveres megoldás áll rendelkezésre, köztük olyan vezető gyártók megoldásai, mint a Dundas, az IBM, a Microsoft, az Oracle, a Qlik és a Tableau. A szoftverek nagyszerűen elősegíthetik a teljesítménymenedzsmentet, mivel automatizált műszerfalakon keresztül megkönnyítik a kulcsfontosságú teljesítménymutatók adatainak jelentését és közlését. A kulcsszó itt azonban az eszköz. A szoftver nem jelent általános megoldást - még mindig ki kell dolgoznia, hogy pontosan mit szeretne a szoftverrel közölni. Ez azt jelenti, hogy ahhoz, hogy bármilyen szoftvereszközből a lehető legtöbbet hozza ki, még mindig el kell végeznie a front-end munkát a vállalkozásának megfelelő KPI-k megtervezésével és kidolgozásával, valamint a teljesítmény javításához szükséges információk kidolgozásával kapcsolatban.

Ennek ellenére a szoftverek erőteljes kommunikációs és együttműködési funkciók segítségével életre kelthetik a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat. A vizuálisan gazdag, színkódolt, intuitív KPI műszerfalak percek alatt létrehozhatók, így a felhasználók egy pillantással megérthetik az információkat, és egy gombnyomással frissíthetik azokat. Ráadásul a ma elérhető eszközök többsége webalapú, ami azt jelenti, hogy az információkhoz az internetes böngészőn keresztül bárhol és bármikor hozzáférhet. A szoftverek tehát nagyban megkönnyíthetik a folyamatos adatfeldolgozást, jelentéstételt és kommunikációt.

Bármelyik lehetőséget is választja a kulcsfontosságú teljesítménymutatók műszerfalához, a legfontosabb, hogy a legfontosabb KPI-k megjelenítésére összpontosítson, amelyek valóban informálják a döntéshozatalt. Az üzleti vezetőknek és a döntéshozóknak egyszerűen nincs idejük arra, hogy a kritikus KPI-k halmozása után kutakodjanak. Ha a KPI-műszerfalat tisztán, egyszerűen és koncentráltan tartja, akkor jó úton halad a jobb döntéshozatal és a jobb teljesítmény felé.